دعم امتثال الأعمال

قد تشمل الخدمات:

• تنظيم مسائل الحوكمة المؤسسية والامتثال السنوي

• صيانة معلومات سجل الأعمال

• إنشاء قوائم تحقق للامتثال السنوي والمستمر

• تنظيم توزيع المسؤوليات لمختلف مسائل الامتثال

• تتبع إيداعات السجل والتحديثات الإدارية

• تنظيم سجلات الإيداع والتأكيد الحكومية ذات الصلة

تحتاج الشركات المسجلة في Québec عمومًا إلى استكمال تحديثات سنوية لمعلومات سجل الأعمال وفق القواعد المطبقة. وقد تكون لبعض الشركات أيضًا التزامات إضافية متعلقة باستخدام اللغة الفرنسية.

يمكننا المساعدة في:

• عمليات إدارة الخصوصية والمعلومات الشخصية

• دعم تنفيذ قانون Québec رقم 25

• جرد المعلومات الشخصية ورسم تدفقات البيانات

• إدارة معلومات مسؤول الخصوصية

• سياسات حوكمة الخصوصية

• عمليات الاحتفاظ بالبيانات وإتلافها

• إجراءات التعامل مع شكاوى الخصوصية

• سجل حوادث السرية

• دعم إدارة مشاريع تقييم أثر الخصوصية PIA/EFVP

• إجراءات الاستجابة لحوادث السرية

• مراجعات مخاطر الخصوصية لأنظمة المعلومات أو مشاريع الخدمات الرقمية التي تتضمن معلومات شخصية

• توثيق المسؤوليات الداخلية وسجلات الامتثال

تحتاج شركات القطاع الخاص في Québec عمومًا إلى سياسات وممارسات حوكمة خصوصية مناسبة لحجمها وأنشطتها. وينبغي أن تتناول، على الأقل، قواعد الاحتفاظ والإتلاف، ومسؤوليات الموظفين، وآليات التعامل مع شكاوى الخصوصية. كما ينبغي توفير المعلومات ذات الصلة خارجيًا بعبارات واضحة وبسيطة.

عندما تجمع الشركات معلومات شخصية عبر وسائل تكنولوجية، بما في ذلك المواقع والتطبيقات والبريد الإلكتروني، فقد تكون هناك حاجة أيضًا إلى سياسة خصوصية مناسبة.

وعند الاقتضاء، تتطلب مشاريع أنظمة المعلومات أو الخدمات الإلكترونية التي تنطوي على جمع المعلومات الشخصية أو استخدامها أو نقلها أو تخزينها أو إتلافها إجراء PIA/EFVP، مع إشراك مسؤول الخصوصية منذ بداية المشروع.

يمكننا مساعدة الشركات في تنظيم:

• المتطلبات الإدارية المتعلقة بـ CNESST

• عمليات إدخال الموظفين وخروجهم

• تنفيذ السياسات الداخلية للشركة

• أنظمة منع التحرش في مكان العمل

• إدارة سجلات الامتثال

• سياسات منع التحرش النفسي والجنسي

• إجراءات الشكاوى وتقارير الحوادث

• معلومات الأشخاص المسؤولين المعينين

• سجلات تنفيذ ومتابعة السياسات الداخلية

يتعين على أصحاب العمل في Québec اتخاذ تدابير معقولة لمنع التحرش النفسي، وعندما يصل هذا السلوك إلى علمهم، اتخاذ خطوات لإيقافه. كما يتعين عليهم وضع سياسة لمنع التحرش والتعامل مع الشكاوى وإتاحتها للموظفين.

وبموجب المتطلبات الحالية، يجب أن تغطي هذه السياسة أيضًا مسائل مثل تحديد المخاطر والسيطرة عليها، والتدريب، وطرق تقديم الشكاوى أو البلاغات، والأشخاص المسؤولين المعينين، وتدابير الحماية، وإجراءات التحقيق أو المعالجة، والسرية. وتخضع بعض المستندات المتعلقة بشكاوى التحرش ومعالجتها لمتطلبات حد أدنى للاحتفاظ.

يمكننا مساعدة الشركات في إنشاء:

• قوائم تحقق لامتثال الرسائل الإلكترونية التجارية بموجب CASL

• عمليات موافقة العملاء وإلغاء الاشتراك

• إجراءات مراجعة داخلية للإعلانات والمواد التسويقية

• آليات تشغيلية لفحص مخاطر التسويق الكاذب أو المضلل بموجب Competition Act

• التحقق من هوية المرسل ومعلومات الاتصال

• عمليات التعامل مع طلبات إلغاء الاشتراك

• إدارة سجلات الموافقة وإلغاء الاشتراك

• سجلات الامتثال التسويقي الداخلية وتوزيع المسؤوليات

بموجب CASL، يجب عمومًا أن تستوفي الرسائل الإلكترونية التجارية الخاضعة للقانون المتطلبات الأساسية المتعلقة بالموافقة، ومعلومات تعريف المرسل، وآلية إلغاء الاشتراك.

وفي مجال الإعلان والتسويق، تحظر Competition Act الكندية التصريحات الكاذبة أو المضللة في جانب جوهري. ويأخذ التقييم في الاعتبار ليس فقط النص الحرفي، بل أيضًا الانطباع العام الذي ينقله الإعلان.

بالنسبة للشركات العاملة في Québec، يمكننا أيضًا المساعدة في تحديد المتطلبات المتعلقة بالعمليات التجارية باللغة الفرنسية، بما في ذلك:

• تسجيل الأعمال

• الاتصالات الخارجية

• المتطلبات الإدارية المطبقة للـ francisation

• متطلبات اللغة الفرنسية للمواقع والتواصل مع العملاء

• مسائل التسجيل لدى OQLF

• تنظيم وثائق عملية francisation

• تتبع مهام ومسؤوليات الامتثال الداخلية

• تنظيم الإيداعات والمستندات الداعمة ذات الصلة

منذ 1 يونيو 2025، يتعين على شركات Québec التي تبلغ 25 موظفًا وتستمر في استيفاء متطلبات المدة المعمول بها الدخول في عملية francisation لدى OQLF. كما تنطبق بعض الالتزامات المتعلقة باستخدام الفرنسية في العمل والأعمال والتواصل مع المستهلكين على الشركات التي يقل عدد موظفيها عن هذا الحد.

نوفر للشركات حلًا موثوقًا للمكتب المسجل أو استلام المستندات، عندما تسمح متطلبات التسجيل المطبقة بذلك، إلى جانب معالجة منظمة للمراسلات الحكومية وغيرها من المراسلات المهمة.

الهدف هو مساعدة الشركات على الحفاظ على نقطة اتصال محلية موثوقة، وتقليل خطر فقدان مستندات مهمة بسبب تغيير العنوان أو غياب ممثلين محليين أو ظروف تشغيلية أخرى.

يمكننا المساعدة في:

• توفير عنوان مكتب مسجل أو عنوان لاستلام المستندات، وفق متطلبات التسجيل المطبقة

• استلام مراسلات الجهات الحكومية وسجلات الشركات والهيئات التنظيمية الأخرى

• استلام التبليغات القانونية ووثائق المحكمة والإشعارات الرسمية الأخرى عند الاقتضاء

• تسجيل تاريخ ووقت استلام المستندات المهمة

• مسح المراسلات الحكومية والمستندات المهمة ضوئيًا وإعادة توجيهها إلى جهات الاتصال المعينة

• تقديم إشعار ذي أولوية للمستندات القانونية العاجلة والإشعارات الحساسة للوقت

• تقديم تذكيرات بالإيداعات السنوية وغيرها من التزامات الامتثال المؤسسي المهمة

• المساعدة في التحديثات الإدارية لعناوين المكاتب المسجلة ومعلومات الاتصال وغيرها من معلومات السجل المؤسسي

• إعادة توجيه المستندات ذات الصلة، حسب تفويض العميل، إلى المحامين أو المحاسبين أو المديرين أو المستشارين المهنيين المعينين

• ترتيب حفظ المستندات الأصلية أو استلامها أو إعادة توجيهها بالبريد السريع عند الطلب

• الاحتفاظ بسجلات استلام المستندات وإعادة توجيهها

• الاحتفاظ بسجلات جهات اتصال الشركة المعينة وتفويضات إعادة التوجيه

يعتمد توفر واستخدام المكتب المسجل أو عنوان استلام المستندات أو address for service أو ترتيب مشابه على نوع الكيان وجهة التسجيل ومتطلبات الإيداع المطبقة.

أنواع العناوين

يجب تقييم ترتيبات العناوين المتاحة للشركة وفق نوع الكيان وجهة التسجيل. فعلى سبيل المثال، يجب أن يكون المكتب المسجل للشركة الفيدرالية عنوان شارع فعليًا، ولا يجوز أن يكون صندوق بريد، ويجب أن يقع في المقاطعة أو الإقليم المحدد في مواد التأسيس. كما يمكن تبليغ مستندات رسمية للشركة في المكتب المسجل.

وفي Québec، تمثل adresse du domicile وadresse du domicile élu وfondé de pouvoir مفاهيم قانونية وتسجيلية مختلفة. ويمثل adresse du domicile élu عنوان شخص معيّن لاستلام المستندات نيابة عن الشركة. وقد تحتاج بعض الشركات التي ليس لها موطن أو عنوان مهني أو منشأة في Québec إلى التصريح بشكل منفصل عن fondé de pouvoir.