Nos services
Soutien à la conformité des entreprises
Aider les PME canadiennes et québécoises à mettre en place des processus de conformité
pratiques, à respecter les exigences administratives corporatives et, lorsque cela s’applique,
à gérer les fonctions de siège social et la correspondance importante.
Comment nous pouvons vous aider :
Nous fournissons un soutien opérationnel et de gestion de la conformité non juridique afin
d’aider les petites et moyennes entreprises à repérer les principales exigences
réglementaires applicables à leurs activités et à mettre en place des listes de contrôle de
conformité, des processus internes, des mécanismes de gestion de l’information et des
systèmes de suivi continu.
Gouvernance d’entreprise et conformité annuelle
Les services peuvent comprendre :
• l’organisation des questions de gouvernance d’entreprise et de conformité annuelle
• la tenue à jour des renseignements dans les registres d’entreprises
• l’établissement de listes de contrôle de conformité annuelle et continue
• l’organisation de l’attribution des responsabilités pour les différents volets de
conformité
• le suivi des dépôts aux registres d’entreprises et des mises à jour administratives
• l’organisation des dossiers de dépôt et de confirmation gouvernementaux connexes
Les entreprises immatriculées au Québec doivent généralement effectuer les mises à jour
annuelles des renseignements au registre des entreprises conformément aux règles
applicables. Certaines entreprises peuvent également avoir des obligations de déclaration
additionnelles concernant l’usage du français.
Protection des renseignements personnels et Loi 25 du Québec
Nous pouvons aider les entreprises avec :
• les processus de protection de la vie privée et de gestion des renseignements
personnels
• le soutien à la mise en œuvre de la Loi 25 du Québec
• les inventaires de renseignements personnels et la cartographie des flux de données
• la gestion des renseignements du responsable de la protection des renseignements
personnels
• les politiques de gouvernance en matière de renseignements personnels
• les processus de conservation et de destruction des renseignements personnels
• les processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements
personnels
• un registre des incidents de confidentialité
• et le soutien à la gestion de projets d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
(EFVP)
• les procédures d’intervention en cas d’incident de confidentialité
• les examens des risques liés à la protection des renseignements personnels pour les
systèmes d’information ou les projets de services numériques impliquant des
renseignements personnels
• la documentation des responsabilités internes et des dossiers de conformité
Les entreprises du secteur privé au Québec doivent généralement adopter des politiques et
pratiques de gouvernance en matière de renseignements personnels adaptées à leur taille
et à leurs activités. Celles-ci devraient notamment traiter des règles de conservation et de
destruction, des responsabilités des employés et des mécanismes de traitement des
plaintes relatives à la protection des renseignements personnels. Les renseignements
pertinents doivent également être rendus accessibles à l’externe en termes clairs et simples.
Lorsque des entreprises recueillent des renseignements personnels par des moyens
technologiques, notamment au moyen de sites Web, d’applications ou de courriels, une
politique de confidentialité appropriée peut également être requise.
Lorsque cela s’applique, les projets de système d’information ou de prestation électronique
de services comportant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la
destruction de renseignements personnels nécessitent une évaluation des facteurs relatifs à
la vie privée (EFVP), à laquelle le responsable de la protection des renseignements
personnels doit participer dès le début du projet.
Administration des ressources humaines et de l’emploi
En matière de ressources humaines et d’emploi, nous pouvons aider les entreprises à
organiser :
• les exigences administratives liées à la CNESST
• les processus d’accueil et de départ des employés
• la mise en œuvre des politiques internes de l’entreprise
• les mécanismes de prévention du harcèlement au travail
• et la gestion des dossiers de conformité
• les politiques de prévention du harcèlement psychologique et sexuel
• les procédures de plainte et de signalement d’incidents
• les renseignements sur les personnes responsables désignées
• les dossiers de mise en œuvre et de suivi des politiques internes
Les employeurs du Québec doivent prendre des moyens raisonnables pour prévenir le
harcèlement psychologique et, lorsqu’une telle conduite est portée à leur connaissance,
pour la faire cesser. Ils doivent également adopter et rendre accessible au personnel une
politique de prévention et de prise en charge du harcèlement psychologique.
Selon les exigences actuelles, cette politique doit également couvrir des éléments tels que
l’identification et le contrôle des risques, la formation, les moyens de formuler une plainte ou
un signalement, les personnes responsables désignées, les mesures de protection, les
procédures d’enquête ou de prise en charge et la confidentialité. Certains documents relatifs
aux plaintes de harcèlement et à leur traitement sont assujettis à des exigences minimales
de conservation.
Conformité en marketing et en numérique
Dans le cadre des activités de marketing et de commerce numérique, nous pouvons aider
les entreprises à mettre en place :
• des listes de contrôle de conformité à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) pour les
messages électroniques commerciaux
• des processus de consentement des clients et de désabonnement
• des processus de révision interne des documents publicitaires et marketing
• et des mécanismes de contrôle opérationnel des risques de représentations fausses
ou trompeuses en vertu de la Loi sur la concurrence
• des vérifications des renseignements d’identification et de contact de l’expéditeur
• des processus de traitement des demandes de désabonnement
• la gestion des registres de consentement et de désabonnement
• des dossiers internes de conformité marketing et l’attribution des responsabilités
En vertu de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), les messages électroniques
commerciaux visés doivent généralement respecter les exigences de base concernant le
consentement, les renseignements d’identification de l’expéditeur et un mécanisme de
désabonnement.
En matière de publicité et de marketing, la Loi sur la concurrence du Canada interdit les
indications fausses ou trompeuses sur un point important. L’évaluation tient compte non
seulement du sens littéral des mots, mais aussi de l’impression générale transmise par la
publicité.
Exigences relatives au français et à la francisation au Québec
Pour les entreprises exerçant leurs activités au Québec, nous pouvons également aider à
repérer les exigences liées à l’usage du français dans les activités commerciales,
notamment :
• l’immatriculation de l’entreprise
• les communications externes
• et les exigences administratives de francisation applicables
• les exigences relatives au français pour les sites Web et les communications avec la
clientèle
• les démarches d’inscription auprès de l’OQLF
• l’organisation de la documentation liée au processus de francisation
• le suivi des tâches et responsabilités internes de conformité
• l’organisation des dépôts connexes et des pièces justificatives
Depuis le 1er juin 2025, les entreprises du Québec qui atteignent 25 employés et continuent
de satisfaire aux exigences applicables quant à la période d’emploi doivent entreprendre la
démarche de francisation auprès de l’OQLF. Certaines obligations relatives au français dans
le travail, les affaires et les communications avec les consommateurs s’appliquent
également aux entreprises qui comptent moins d’employés que ce seuil.
Siège social et gestion du courrier corporatif
Nous offrons aux entreprises une solution fiable de siège social ou d’adresse de réception
de documents, lorsque les exigences d’immatriculation applicables le permettent, ainsi
qu’une gestion structurée de la correspondance gouvernementale et des autres
communications importantes.
L’objectif est d’aider les entreprises à maintenir un point de contact local fiable et à réduire le
risque que des documents importants soient manqués en raison d’un changement
d’adresse, de l’absence de représentants locaux ou d’autres circonstances opérationnelles.
Nous pouvons aider avec :
• la fourniture d’une adresse de siège social ou d’une adresse de réception de
documents, sous réserve des exigences d’immatriculation applicables
• la réception de la correspondance provenant des autorités gouvernementales, des
registres d’entreprises et d’autres organismes de réglementation
• la réception de significations d’actes de procédure, de documents judiciaires et
d’autres avis officiels, lorsque cela s’applique
• la consignation de la date et de l’heure de réception des documents importants
• la numérisation et la transmission de la correspondance gouvernementale et d’autres
documents importants aux personnes-ressources désignées de l’entreprise
• l’envoi d’avis prioritaires pour les documents juridiques urgents et les avis assortis
d’échéances
• l’envoi de rappels concernant les dépôts annuels et les autres principales obligations
de conformité corporative
• l’assistance aux mises à jour administratives de l’adresse du siège social, des
coordonnées et des autres renseignements figurant aux registres corporatifs
• la transmission des documents pertinents, avec l’autorisation du client, aux avocats,
comptables, administrateurs ou autres conseillers professionnels désignés
• et l’organisation, sur demande, de la conservation, de la collecte ou de l’envoi par
messagerie des documents originaux
• la tenue de registres de réception et de transmission des documents
• la tenue de registres des personnes-ressources désignées de l’entreprise et des
autorisations de transmission de documents
La disponibilité et l’utilisation permise d’un siège social, d’une adresse de réception de
documents, d’une adresse aux fins de signification ou d’un arrangement similaire dépendent
du type d’entité, du territoire d’immatriculation ou de constitution et des exigences de dépôt
applicables.
Types d’adresses
Les arrangements d’adresse offerts à une entreprise doivent être évalués selon son type
d’entité et son territoire d’immatriculation ou de constitution. Par exemple, le siège social
d’une société fédérale doit correspondre à une véritable adresse municipale, ne peut pas
être une case postale et doit être situé dans la province ou le territoire indiqué dans ses
statuts. Le siège social est également un lieu où des documents officiels peuvent être
signifiés à la société.
Au Québec, l’adresse du domicile, l’adresse du domicile élu et le fondé de pouvoir sont des
notions juridiques et des notions de registre distinctes. Une adresse du domicile élu est
l’adresse d’une personne désignée pour recevoir des documents pour l’entreprise. Certaines
entreprises qui n’ont ni domicile, ni adresse professionnelle, ni établissement au Québec
peuvent également devoir déclarer séparément un fondé de pouvoir.
Principaux livrables
Livrables en matière de conformité et de gouvernance
Selon l’étendue convenue, les livrables peuvent comprendre :
• une liste de contrôle de conformité corporative
• une matrice des exigences de conformité et des responsabilités
• un inventaire des renseignements personnels et une cartographie des flux de
données
• des politiques et procédures de gouvernance en matière de renseignements
personnels
• un calendrier de conservation et de destruction des données
• une procédure de traitement des plaintes relatives à la protection des
renseignements personnels
• un registre des incidents de confidentialité et une procédure d’intervention en cas
d’incident
• des documents de travail relatifs aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
(EFVP)
• des procédures de consentement et de désabonnement conformes à la LCAP et des
modèles de tenue de registres
• des procédures de prévention et de prise en charge du harcèlement au travail
• une liste de contrôle de révision de la conformité marketing
• et des registres de mesures correctives et de suivi continu de la conformité
• des calendriers de suivi de la conformité annuelle et continue
• des procédures de vérification de l’identification de l’expéditeur, du consentement et
du désabonnement en vertu de la LCAP
• des listes de contrôle de conformité relatives à la francisation et à l’usage du français
dans les activités commerciales
Pour les entreprises du secteur privé au Québec, le registre des incidents de confidentialité
doit consigner tous les incidents de confidentialité impliquant des renseignements
personnels et être conservé pendant au moins cinq ans conformément aux règles
applicables.
Livrables liés au siège social et à la gestion du courrier
Selon l’entente de service convenue, les livrables peuvent comprendre :
• une adresse de siège social ou de réception de documents
• des registres de réception de la correspondance gouvernementale et importante
• des copies numérisées et des registres de transmission de documents
• des registres d’avis relatifs aux documents urgents
• des rappels de conformité annuelle
• des registres relatifs à la conservation, à la collecte ou à l’envoi par messagerie des
documents originaux, lorsque cela s’applique
• et la confirmation des mises à jour du siège social, des coordonnées ou des
renseignements au registre corporatif, lorsque cela s’applique
• des registres distincts de la date et de l’heure de réception
• des registres des personnes-ressources désignées de l’entreprise et des
autorisations de transmission de documents
Portée des services et limites professionnelles
Inspélis fournit des services-conseils aux entreprises, de la conception de processus de
conformité, de la recherche, de l’organisation de l’information, du soutien administratif, de la
gestion documentaire et de la coordination de projets.
Nous ne sommes pas un cabinet d’avocats et ne fournissons ni conseils juridiques ni
représentation en litige. L’examen juridique de contrats, les avis juridiques, les conventions
entre actionnaires, les documents juridiques corporatifs, les avis juridiques en droit de
l’emploi, le règlement des différends, les litiges et les autres questions qui, en vertu de la loi,
relèvent du champ d’exercice des avocats, notaires ou autres professionnels autorisés
doivent être traités par des professionnels possédant les qualifications correspondantes.
Dans le cadre des services de siège social et de gestion du courrier corporatif, Inspélis peut
recevoir, consigner, numériser et transmettre de la correspondance gouvernementale, des
documents juridiques, des documents judiciaires ou d’autres avis officiels, et en aviser les
clients lorsque cela s’applique. Inspélis ne détermine pas la validité juridique ni l’effet d’une
signification, n’interprète pas juridiquement les documents reçus, ne détermine pas
comment un client devrait répondre à une procédure judiciaire et ne représente pas le client
dans une affaire juridique.
La réception de documents juridiques ne fait pas, à elle seule, d’Inspélis le représentant
juridique du client. Nous ne déterminons pas de façon indépendante les délais prévus par la
loi ni la stratégie de litige. Lorsqu’un document juridique urgent ou un avis comportant une
échéance apparente est reçu, le rôle d’Inspélis se limite à en aviser rapidement le client et à
le lui transmettre selon les procédures convenues, ainsi qu’à conserver les dossiers
administratifs pertinents; l’évaluation juridique et toute réponse demeurent la responsabilité
du client et de son conseiller juridique.
Lorsqu’une question nécessite un conseil ou une détermination professionnelle en matière
juridique, comptable, fiscale, d’insolvabilité, de certification ou dans un autre domaine
réglementé, le travail concerné demeure la responsabilité du professionnel dûment qualifié.
Cette limite professionnelle s’applique également à la liquidation, à la certification de
produits, à l’ingénierie, aux douanes, à l’assurance et aux autres domaines réglementés.
Les avis professionnels définitifs, dépôts, certifications et autres travaux réglementés
demeurent la responsabilité de professionnels dûment qualifiés.